Le contexte

TTC Nantel est un cabinet comptable québécois spécialisé en fusion et acquisition. Le cabinet offre 5 services distincts adaptés aux différents besoins de ses clients en processus de fusion ou d'acquisition. Les nouveaux prospects prennent rendez-vous directement sur le site web du cabinet, ce qui mène à un appel visioconférence de premier contact avec un membre de l'équipe pour comprendre leurs besoins spécifiques.

Avant de venir vers Agence DTM, l'équipe rédigeait manuellement les propositions de services après chaque appel, ce qui demandait du temps et une bonne mémoire à chaque membre de l'équipe et limitait le rythme de réponse aux prospects.

Le défi

Automatiser la création de propositions de services personnalisées à partir des appels enregistrés avec chaque nouveau prospect, selon les 5 services offerts par le cabinet.

Au début du projet, TTC Nantel rédigeait manuellement les propositions de services après chaque appel avec un nouveau prospect. Chaque proposition demandait environ 1 heure de rédaction, ce qui rallongeait le délai entre la fin de l'appel et la livraison de la proposition au prospect et bloquait du temps qui aurait pu être mieux alloué à d'autres tâches payantes.

Le cabinet faisait également face à plusieurs autres difficultés au quotidien. Il y avait d'abord 5 services différents à reconnaître selon les besoins de chaque prospect, ce qui obligeait l'équipe à choisir manuellement le bon service pour chaque proposition. Il y avait également une nécessité d'adapter chaque proposition aux spécificités évoquées pendant l'appel, ce qui demandait à l'équipe de revenir sur ses notes pour personnaliser le contenu envoyé au prospect.

Notre approche

Nous avons d'abord cartographié comment TTC Nantel traitait initialement ses nouveaux prospects entre la prise de rendez-vous sur le site web et la livraison d'une proposition de service personnalisée. Nous avons ensuite établi qu'une grande partie du processus pouvait être automatisée, depuis l'enregistrement de l'appel jusqu'à la création de la proposition. Nous avons donc bâti une automatisation centrale dans Make.com qui orchestre le passage des appels enregistrés par Fireflies vers la création de propositions personnalisées dans Pipedrive. Le flux suit ces étapes :

Prise de rendez-vous sur le site web -> Création automatique du lead dans Pipedrive -> Appel avec le prospect (transcrit par Fireflies) -> Analyse du transcript par Make.com -> Détection du service discuté -> Création de la proposition personnalisée -> Synchronisation dans Pipedrive sous le profil du lead.

Pour adapter chaque proposition aux besoins discutés pendant l'appel, l'automatisation analyse le transcript pour détecter lequel des 5 services du cabinet a été abordé. Selon le service détecté, l'automatisation génère une proposition spécifiquement adaptée aux besoins et aux éléments mentionnés pendant l'appel selon un gabarit spécifique, ce qui rends la création de ceux-ci répétable. La proposition créée est ensuite synchronisée directement sous le profil du lead correspondant dans Pipedrive, ce qui permet à l'équipe de la consulter, la valider et l'envoyer rapidement au prospect.

Finalement, nous avons connecté le formulaire de prise de rendez-vous du site web directement à Pipedrive. Quand un prospect prend un rendez-vous via le site, un nouveau lead est automatiquement créé dans le CRM avec toutes les informations qu'il a fournies. C'est ce lead qui reçoit ensuite la proposition de service générée après l'appel.

Une fois la mise en place terminée, nous avons fait un suivi avec l'équipe de TTC Nantel pour expliquer en détail les nouveautés et les changements apportés.

Les résultats

Aujourd'hui, TTC Nantel a un système automatisé qui transforme chaque appel avec un nouveau prospect en proposition de service personnalisée, prête à être consultée et envoyée. Le système reconnaît automatiquement lequel des 5 services du cabinet a été discuté pendant l'appel et adapte le contenu de la proposition aux besoins évoqués.

Depuis la mise en place, le système traite en moyenne 15 appels par mois et crée automatiquement une proposition personnalisée pour chacun d'eux. Chaque proposition représente une économie d'environ 45 minutes par rapport à la rédaction manuelle, ce qui libère plus de 11 heures par mois pour l'équipe. Toutes les propositions générées sont consultables directement dans Pipedrive sous le profil du lead correspondant, où l'équipe peut les valider et les ajuster avant de les envoyer au prospect.