Le contexte

Plageco Construction est un entrepreneur général en construction résidentielle au Québec. L'entreprise se spécialise dans la construction de maisons personnalisées : les clients choisissent un modèle existant et peuvent ensuite ajuster certains détails à l'intérieur, comme le nombre de chambres, le nombre de salles de bain ou la présence d'un sous-sol.

Avant de venir vers Agence DTM, Plageco gérait ses pistes commerciales et ses suivis clients en silos, principalement dans Outlook et dans des fichiers Excel séparés.

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Le défi

Centraliser le suivi commercial dispersé dans Outlook et Excel, et structurer la qualification de chaque lead selon les spécificités de son projet de maison personnalisée.

Au début du projet, Plageco gérait ses pistes commerciales dans plusieurs outils en parallèle. Le formulaire de leur site web envoyait les nouveaux contacts directement dans Outlook, et le suivi par la suite se faisait à la main et dans des fichiers Excel séparés. L'équipe devait donc consulter plusieurs sources différentes pour savoir où en était chaque lead.

Plageco faisait donc face à plusieurs difficultés au quotidien. Il y avait d'abord un risque concret de perdre un lead dans le processus par manque de visibilité sur l'état de chacun d'entre eux. Il y avait également une difficulté à qualifier rapidement chaque client potentiel selon des critères spécifiques : le modèle de maison choisi, le nombre de chambres, le nombre de salles de bain et la présence d'un sous-sol. Ces informations existaient mais étaient éparpillées entre les différents outils. Ce qui faisait en sorte qu'il y avait un plus grand risque d'erreur sur le terrain.

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Notre approche

Nous avons d'abord cartographié comment Plageco gérait initialement ses pistes commerciales et ses qualifications de leads. Nous avons ensuite établi que la dispersion entre Outlook et plusieurs fichiers Excel limitait la visibilité de l'équipe sur l'avancement de chaque dossier. Nous avons donc sélectionné, mis en place et bâti plusieurs pipelines structurés dans Pipedrive, adaptés aux différentes étapes du parcours client de Plageco. Le flux suit ces étapes :

Nouveau lead via formulaire -> Qualification du projet -> Visite ou rencontre -> Devis -> Client en construction.

Pour compléter la structure, nous avons mis en place plusieurs champs personnalisés dans Pipedrive pour qualifier précisément chaque lead selon les spécificités de son projet : le modèle de maison choisi, le nombre de chambres, le nombre de salles de bain, la présence ou non d'un sous-sol et l'étape de qualification financière. Pour la communication client, nous avons connecté Pipedrive avec Outlook pour que les courriels échangés avec chaque client restent visibles directement dans la fiche du lead correspondant. Ensuite, nous avons lancés plusieurs automatisations pour gérer les transitions entre les étapes du pipeline et notifier l'équipe des actions à faire.

Finalement, nous avons connecté le formulaire d'entrée du site web directement à Pipedrive. Quand un visiteur soumet une demande sur le site, il est automatiquement créé comme nouveau lead dans le bon pipeline, avec toutes les informations qu'il a fournies déjà classées dans les bons champs personnalisés.

Une fois la mise en place terminée, nous avons organisé un appel avec l'équipe de Plageco pour expliquer en détail les nouveautés et les changements apportés.

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Les résultats

Aujourd'hui, Plageco a un système commercial centralisé qui suit chaque lead depuis l'entrée du formulaire jusqu'à la signature du contrat. Toutes les informations qualifiantes de chaque client (modèle de maison, nombre de chambres, salles de bain, sous-sol, étape de qualification financière) sont rassemblées dans une seule fiche, directement accessible dans Pipedrive. La centralisation a éliminé le besoin de faire des allés-retours entre Outlook et plusieurs fichiers Excel pour avoir une vision claire des opérations commerciales.

Depuis la mise en place, le système traite en moyenne une dizaine de tout nouveaux leads par mois via le formulaire du site web, et aucun lead ne s'est perdu dans le processus. L'équipe peut maintenant voir en temps réel l'état de chaque dossier. Cela rends alors le suivi du parcours des nouveaux clients beaucoup plus simple à gérer au quotidien.