Le contexte

CWN Construction est une entreprise familiale québécoise qui œuvre dans le secteur de la construction résidentielle et commerciale. Au cours d'une année, l'entreprise doit gérer plusieurs chantiers en parallèle. Puisque CWN est un entrepreneur général, elle fait affaire avec un large réseau de sous-traitants, variable selon les projets.

Lorsqu'un sous-traitant entre en relation contractuelle, il se doit d'envoyer certaines pièces de documentation à CWN Construction. Parmi celles-ci se retrouve entre autres sa licence de la Régie du Bâtiment du Québec (RBQ). Avant le projet, l'équipe de CWN Construction devait garder un suivi, relancer et communiquer manuellement avec tous les sous-traitants, un par un, et se souvenir de qui avait envoyé quelle documentation. Cela limitait ultimement la croissance de l'entreprise.

Le défi

Établir une base de donnée qui unifiait d'abord l'ensemble des sous-traitants, puis créer un pipeline et y automatiser son suivi.

Au tout début du projet, CWN n'avait qu'un document Excel de l'ensemble de son réseau de sous-traitants et une mémoire de qui avait fourni quelle documentation. On avait aussi accès à leurs gabarits de contrats et à la liste des documents de conformité qui devaient être reçus lors de la signature d'un nouveau contrat.

CWN Construction faisait donc face à plusieurs risques importants qui pouvaient mener à des pénalités. Il y avait d'abord un risque concret d'oublier de faire le suivi avec un sous-traitant. Il y avait également une difficulté à visualiser à quelle étape en était chaque dossier et à anticiper l'expiration des documents.

Notre approche

Nous avons d'abord cartographié comment CWN s'y prenait initialement pour répondre à cette problématique. Nous avons ensuite établi que l'entreprise ne possédait pas d'outils pertinents pour faire ce genre de suivi. Nous avons donc sélectionné, mis en place et bâti un pipeline structuré dans Pipedrive. Le pipeline suit ces étapes :

Contrat à envoyer -> En attente de signature -> Contrat signé, Documents demandés -> En vérification.

Pour solidifier et compléter la structure, nous avons mis en place des modèles d'emails pour les rappels de demande de signature et de demande de documents de conformité. Pour la signature du contrat, nous avons également activé la fonctionnalité de signature intégrée de Pipedrive. Plusieurs automatisations ont ensuite été déployées pour envoyer ces emails automatiquement et effectuer les suivis.

Finalement, nous avons mis en place un formulaire accessible aux sous-traitants pour le dépôt de leur documentation. Ce formulaire est connecté à Pipedrive : il identifie automatiquement de quel sous-traitant il s'agit, classe la documentation dans le bon profil, et notifie la personne responsable de la vérification chez CWN en mettant à jour le statut du pipeline.

Une fois la mise en place terminée, nous avons organisé un appel avec l'équipe de CWN pour expliquer en détail les changements apportés et ajuster certains détails au besoin.

Les résultats

Les résultats sont clairs. 70% de temps économisé sur la coordination administrative et, selon la période de l'année, jusqu'à 10 heures par semaine économisées.

CWN Construction bénéficie maintenant d'une visibilité en temps réel de l'état de chacun de ses sous-traitants. L'entreprise a aussi grandement diminué son risque d'exposition à des pénalités en cas d'erreur de la part d'un sous-traitant.

La suite

CWN estime maintenant avoir besoin d'un système similaire pour le suivi de l'état de chaque projet avec chaque client. Il y a également possibilité d'automatiser la comptabilisation des factures avec leur logiciel de comptabilité.