Dermastructure souhaitait réduire la charge administrative qui empiétait sur le temps passé avec les patientes. En déployant une série d’automatisations interconnectées, nous avons simplifié chaque étape du parcours clinique. Aujourd’hui, l’équipe se concentre sur son expertise médicale, les systèmes s’occupant du reste.

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1. Un CRM central

Un CRM (Customer Relationship Management) est une base de données qui centralise les informations clés de vos clients et déclenche des actions automatisées autour d’elles. Chez Dermastructure, il enregistre : nom, prénom, courriel, téléphone, dernier service reçu et date correspondante. Ces six champs préremplissent les factures, déclenchent les rappels personnalisés et alimentent les campagnes courriel/SMS, le tout sans ressaisie manuelle.

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2. Prise de rendez-vous

Désormais, la prise de rendez-vous se fait en ligne : choix du créneau, confirmation immédiate, rappel 24 h et 2 h avant la séance. Chaque praticien gère son propre planning depuis son espace sécurisé ; toute modification ajuste automatiquement l’offre de créneaux disponibles pour les patientes. Cette autonomie libère la réception, maintient un taux d’occupation élevé et garantit un agenda toujours à jour.

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3. Dossier patient sécurisé

Pour sécuriser les dossiers patients, nous avons isolé une base de données chiffrée qui se synchronise avec le CRM général sans exposer les informations sensibles. Les formulaires médicaux, photos avant/après et notes cliniques y sont ajoutés lors des rendez-vous, dans les profils automatiquement créés à partir des données du CRM, réduisant ainsi la saisie manuelle de 90 %. Ce flux garantit la conformité réglementaire tout en offrant à l’équipe un accès rapide et structuré aux données.

Enfin, nous veillons à ce que toutes nos solutions respectent la confidentialité des informations sensibles, en intégrant des outils conformes aux exigences légales et en assurant la sécurité de l’écosystème numérique.

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4. Facturation instantanée

Lorsque le soin se termine, l’équipe crée la facture en un clic : toutes les données du patient — nom, service, numéro de visite, courriel, téléphone sont déjà renseignées par le CRM. Il ne reste qu’à valider et envoyer le PDF par courriel. Cette préparation instantanée évite les doublons, limite les erreurs et accélère la clôture comptable.

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5. Campagnes AI personnalisées

Nous avons configuré un moteur AI qui génère chaque mois des courriels et SMS adaptés aux soins et aux préférences des patientes. Les messages se déclenchent automatiquement : rappels pré-visite, conseils post-traitement, promotions ciblées. Le ton, les couleurs et le vocabulaire respectent la charte Dermastructure, garantissant une cohérence de marque parfaite. Ces envois réguliers stimulent les retours de rendez-vous et entretiennent la relation sans effort manuel.

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6. Chatbot 24/7

Un chatbot Messenger, greffé au site et à la page Facebook, répond aux questions courantes en temps réel : tarifs, disponibilités, prérequis avant soin. Lorsqu’une demande dépasse son périmètre, il transmet automatiquement le fil au CRM pour un suivi humain. Cette assistance immédiate a multiplié par 4 la rapidité de réponse et délesté la réception d’un volume important d’appels répétitifs.

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En reliant la prise de rendez-vous en ligne à un CRM unique, Dermastructure bénéficie d’un agenda en temps réel, de rappels automatiques et d’une réduction notable des absences. Les données essentielles (nom, courriel, téléphone, dernier soin, date) alimentent à la fois la facturation pré-remplie, le dossier médical chiffré et les segments marketing. Les campagnes courriel/SMS générées par l’IA relancent les patientes au bon moment, tandis qu’un chatbot 24/7 absorbe les questions courantes et accélère les réponses. L’ensemble du flux – réservation, soin, suivi – est désormais piloté par une architecture sécurisée et cohérente, libérant du temps clinique et améliorant l’expérience patient.

Dermastructure souhaitait une présence sociale cohérente et régulière sans mobiliser son équipe. Nous prenons en charge l’ensemble du processus : brainstorming thématique, création visuelle et rédaction des textes pour chaque publication.

Chaque mois, nous livrons 16 posts entièrement conçus de A à Z, puis les cédulons sur deux comptes distincts — Dermastructure et Dermasculpting — de sorte que le feed reste harmonieux et que l’engagement demeure constant.